Tạo và Sử Dụng Custom Fields Hiệu Quả Trong Microsoft Project

Bạn đang tìm cách tối ưu hóa việc quản lý dự án trong Microsoft Project? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và sử dụng custom fields (trường tùy chỉnh) một cách hiệu quả nhất. Chúng ta sẽ khám phá các loại custom fields khác nhau, cách áp dụng chúng vào các nhiệm vụ, tài nguyên và dự án, cũng như cách sử dụng chúng để sắp xếp, lọc và nhóm dữ liệu một cách linh hoạt. Hãy cùng tìm hiểu cách custom fields trong Microsoft Project có thể giúp bạn nâng cao hiệu suất và quản lý dự án một cách chuyên nghiệp.

Custom Fields Là Gì và Tại Sao Chúng Quan Trọng?

Custom fields, hay còn gọi là trường tùy chỉnh, là các cột dữ liệu bổ sung mà bạn có thể tạo trong Microsoft Project để lưu trữ thông tin đặc biệt liên quan đến dự án của mình. Thay vì chỉ dựa vào các trường mặc định, tạo custom fields cho phép bạn theo dõi các thuộc tính, chỉ số hoặc thông tin mà Microsoft Project không cung cấp sẵn. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần quản lý các khía cạnh cụ thể của dự án, chẳng hạn như số kế toán, loại chi phí, hoặc thông tin liên hệ của các nhà thầu phụ.

Ví dụ, nếu bạn đang quản lý một dự án xây dựng, bạn có thể tạo custom field để theo dõi địa điểm làm việc của từng nhiệm vụ. Hoặc nếu bạn đang quản lý một dự án phần mềm, bạn có thể tạo một trường tùy chỉnh để theo dõi mức độ ưu tiên của từng tính năng. Khả năng tùy chỉnh này giúp bạn tổ chức, phân tích và báo cáo dữ liệu dự án một cách hiệu quả hơn.

Các Loại Custom Fields Trong Microsoft Project

Microsoft Project cung cấp nhiều loại custom fields khác nhau để bạn lựa chọn, tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn muốn lưu trữ:

• Cost (Chi phí): Lưu trữ dữ liệu tiền tệ. Thường được sử dụng để theo dõi chi phí phát sinh ngoài các chi phí tài nguyên đã chỉ định.
• Date (Ngày): Lưu trữ ngày tháng. Ví dụ: ngày dự kiến hoàn thành hoặc ngày bắt đầu một giai đoạn cụ thể.
• Duration (Thời lượng): Lưu trữ khoảng thời gian. Có thể sử dụng để theo dõi thời gian thực tế so với thời gian dự kiến.
• Finish (Ngày Kết thúc): Lưu trữ ngày kết thúc dự kiến hoặc thực tế của nhiệm vụ.
• Flag (Cờ): Trường boolean (Yes/No). Dùng để đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng hoặc các trạng thái đặc biệt.
• Number (Số): Lưu trữ các giá trị số. Ví dụ: số lượng tài nguyên cần thiết, phần trăm hoàn thành, v.v.
• Start (Ngày Bắt đầu): Lưu trữ ngày bắt đầu dự kiến hoặc thực tế của nhiệm vụ.
• Text (Văn bản): Lưu trữ văn bản. Dùng để mô tả chi tiết, ghi chú hoặc các thông tin không có cấu trúc.
• Outline Code (Mã Cấu trúc): Tạo cấu trúc phân cấp mới để tổ chức dữ liệu.

Số lượng custom fields bạn có thể tạo cho mỗi loại là khác nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo tối đa 30 trường văn bản, nhưng chỉ có 10 trường chi phí. Việc lựa chọn đúng loại field là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và khả năng sử dụng của dữ liệu.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Custom Fields

Để tạo custom field trong Microsoft Project, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tiêu đề cột nào trong chế độ xem bảng (ví dụ: Gantt Chart).
2. Chọn "Custom Fields..." (Trường Tùy Chỉnh...).
3. Trong hộp thoại "Custom Fields", chọn loại field bạn muốn tạo (Task, Resource, hoặc Project).
4. Chọn kiểu dữ liệu (Cost, Date, Number, Text, v.v.) từ menu thả xuống "Type".
5. Chọn một trường trống (ví dụ: Text1, Cost2) từ danh sách.
6. Nhấp vào nút "Rename..." và nhập tên cho field của bạn (ví dụ: "Nhà Thầu Phụ", "Địa Điểm Làm Việc").
7. Nhấp vào nút "Lookup..." (nếu bạn muốn tạo danh sách các giá trị có sẵn) hoặc "Formula..." (nếu bạn muốn tạo một công thức tính toán giá trị cho field).
8. Tùy chỉnh các thuộc tính khác của field (ví dụ: định dạng hiển thị, tính tổng cho các hàng tóm tắt) nếu cần.
9. Nhấp "OK" để lưu custom field của bạn.

Sau khi tạo custom field, bạn có thể thêm nó vào chế độ xem bảng bằng cách nhấp chuột phải vào tiêu đề cột, chọn "Insert Column..." và chọn field mới của bạn từ danh sách.

Sử Dụng Lookup Tables Để Chuẩn Hóa Dữ Liệu

Lookup tables (bảng tra cứu) là một tính năng mạnh mẽ cho phép bạn tạo một danh sách các giá trị hợp lệ cho custom field. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu, đồng thời giúp người dùng nhập liệu nhanh chóng hơn. Ví dụ: nếu bạn có một trường "Địa Điểm Làm Việc", bạn có thể tạo một lookup table với danh sách các địa điểm làm việc hợp lệ. Khi người dùng nhập liệu, họ chỉ cần chọn một trong các địa điểm từ danh sách, thay vì phải nhập liệu thủ công.

Để tạo lookup table, hãy chọn nút "Lookup..." trong hộp thoại "Custom Fields". Bạn có thể thêm, sửa đổi hoặc xóa các giá trị trong bảng. Bạn cũng có thể đặt một giá trị mặc định và cho phép người dùng nhập thêm các giá trị mới vào bảng.

Sử Dụng Công Thức Để Tính Toán Giá Trị Tự Động

Bạn cũng có thể sử dụng công thức để tự động tính toán giá trị cho custom field dựa trên các dữ liệu khác trong dự án. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn tạo các trường tính toán, chẳng hạn như "Tổng Chi Phí Vật Tư" (dựa trên số lượng và đơn giá của vật tư) hoặc "Thời Gian Hoàn Thành Dự Kiến" (dựa trên thời lượng và phần trăm hoàn thành của các nhiệm vụ).

Để tạo công thức cho custom field, hãy chọn nút "Formula..." trong hộp thoại "Custom Fields". Bạn có thể sử dụng các toán tử số học, hàm và các trường dữ liệu khác trong công thức. Ví dụ: công thức `[Cost]*1.1` sẽ tính toán chi phí gốc cộng thêm 10% thuế.

Sử Dụng Custom Fields Để Sắp Xếp, Lọc và Nhóm Dữ Liệu

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng custom fields là khả năng sắp xếp, lọc và nhóm dữ liệu dự án một cách linh hoạt. Bạn có thể sử dụng các trường tùy chỉnh để:

• Sắp xếp (Sort): Sắp xếp các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc dự án theo giá trị của custom field. Ví dụ: sắp xếp các nhiệm vụ theo địa điểm làm việc hoặc theo nhà thầu phụ.
• Lọc (Filter): Lọc danh sách để chỉ hiển thị các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc dự án đáp ứng một tiêu chí cụ thể dựa trên giá trị của custom field. Ví dụ: chỉ hiển thị các nhiệm vụ được giao cho một nhà thầu phụ cụ thể.
• Nhóm (Group): Nhóm các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc dự án theo giá trị của custom field. Ví dụ: nhóm các nhiệm vụ theo địa điểm làm việc hoặc theo loại chi phí.

Để sắp xếp, lọc hoặc nhóm dữ liệu bằng custom field, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống trong tiêu đề cột của field và chọn các tùy chọn tương ứng.

Ví Dụ Thực Tế Về Sử Dụng Custom Fields

• Quản lý nhà thầu phụ: Tạo một custom field "Nhà Thầu Phụ" (Text) với một lookup table chứa danh sách các nhà thầu phụ. Gán nhà thầu phụ cho từng nhiệm vụ và sử dụng field này để lọc, sắp xếp và báo cáo.
• Theo dõi địa điểm làm việc: Tạo một custom field "Địa Điểm Làm Việc" (Text) với một lookup table chứa danh sách các địa điểm. Gán địa điểm cho từng nhiệm vụ và sử dụng field này để nhóm các nhiệm vụ theo địa điểm.
• Quản lý rủi ro: Tạo một custom field "Mức Độ Rủi Ro" (Number) với các giá trị từ 1 đến 5. Gán mức độ rủi ro cho từng nhiệm vụ và sử dụng field này để sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ rủi ro.
• Tính toán chi phí vật tư: Tạo hai custom fields: "Số Lượng Vật Tư" (Number) và "Đơn Giá Vật Tư" (Cost). Tạo một custom field thứ ba "Tổng Chi Phí Vật Tư" (Cost) với công thức `[Số Lượng Vật Tư]*[Đơn Giá Vật Tư]`.

Kết Luận

Custom fields là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tùy chỉnh Microsoft Project để phù hợp với nhu cầu quản lý dự án cụ thể của bạn. Bằng cách sử dụng custom fields, bạn có thể theo dõi thông tin quan trọng, chuẩn hóa dữ liệu, tự động hóa các phép tính và sắp xếp, lọc, nhóm dữ liệu một cách linh hoạt. Hãy thử nghiệm với các loại custom fields khác nhau và khám phá cách chúng có thể giúp bạn nâng cao hiệu suất và quản lý dự án một cách chuyên nghiệp hơn.