Bạn có thường xuyên phải giải thích lại những gì mình đã viết bằng lời không? Có lẽ bạn chưa viết đủ rõ ràng và súc tích. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kỹ thuật và nguyên tắc để cải thiện đáng kể khả năng viết lách, giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và thu hút người đọc. Hãy cùng khám phá cách để viết rõ ràng, viết súc tích và tạo ra những nội dung chất lượng.
Viết rõ ràng và súc tích là việc lựa chọn từ ngữ một cách cẩn trọng, xây dựng câu một cách tỉ mỉ và sử dụng ngữ pháp một cách chính xác. Khi bạn viết rõ ràng và súc tích, bạn đi thẳng vào vấn đề một cách dễ hiểu, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin. Nó không chỉ là việc sử dụng ít từ hơn mà còn là việc sử dụng đúng từ ngữ để truyền đạt ý nghĩa một cách hiệu quả nhất.
Để thành công trong giao tiếp, bạn cần giữ được sự chú ý của người nghe hoặc người đọc. Viết rõ ràng và súc tích là một cách để thu hút và duy trì sự quan tâm của họ. Nếu bạn lan man, bạn có thể mất đi sự chú ý của người đọc. Ngược lại, một văn bản súc tích và dễ hiểu sẽ giúp thông điệp của bạn được truyền tải một cách trọn vẹn và hiệu quả.
Có một số kỹ thuật có thể giúp bạn học cách viết rõ ràng và súc tích để khuyến khích người đọc đọc và phản hồi tích cực với thông điệp của bạn.
Từ ngữ bạn chọn có thể làm nổi bật hoặc cản trở ý nghĩa và sự hiểu biết của người đọc. Hãy làm theo các nguyên tắc sau để phát triển một chiến lược lựa chọn những từ ngữ hiệu quả nhất cho mục tiêu giao tiếp của bạn.
Các nghiên cứu chỉ ra rằng người đọc hiểu các từ ngữ đơn giản nhanh hơn, ngay cả khi họ đã quen thuộc với các từ ngữ phức tạp hơn. Ví dụ, thay vì nói "xác định", bạn có thể nói "tìm ra". Thay vì "bắt đầu", hãy sử dụng "bắt đầu". Điều này giúp cho văn bản trở nên dễ đọc và dễ hiểu hơn.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên loại bỏ tất cả các thuật ngữ phức tạp. Nếu đối tượng của bạn quen thuộc với các thuật ngữ kỹ thuật, bạn có thể sử dụng chúng. Nếu không, hãy thay thế bằng các thuật ngữ đơn giản hơn hoặc giải thích ý nghĩa của thuật ngữ kỹ thuật bằng một trong các phương pháp sau:
Các từ ngữ mơ hồ có xu hướng trừu tượng và có thể che giấu ý nghĩa của bạn. Ngược lại, các từ ngữ cụ thể truyền đạt ý nghĩa của bạn một cách chính xác và ngắn gọn. Ví dụ, thay vì nói "Công ty Acme đang phát triển một thiết bị tiêu dùng mới cho phép người dùng giao tiếp bằng giọng nói trong thời gian thực", hãy nói "Công ty Acme đang phát triển một chiếc điện thoại di động mới".
Những từ ngữ không cần thiết có nhiều dạng. Giống như những từ ngữ mơ hồ, chúng có thể che giấu thay vì làm rõ ý nghĩa.
Ví dụ, thay vì nói "Tôi đã nhận và đọc email bạn gửi ngày hôm qua về báo cáo bạn đang viết cho dự án. Tôi đồng ý rằng nó cần một chỉnh sửa kỹ lưỡng, chặt chẽ từ một người quen thuộc với khán giả của bạn", hãy nói "Tôi đã nhận email của bạn về báo cáo dự án và đồng ý rằng nó cần một chỉnh sửa chuyên nghiệp."
Ví dụ, thay vì nói "Về cơ bản, tiện ích đầu tiên vượt trội hơn tiện ích thứ hai về hiệu suất tổng thể", hãy nói "Tiện ích đầu tiên hoạt động tốt hơn tiện ích thứ hai."
Ví dụ, thay vì nói "Kỹ sư coi màn hình thứ hai là một thứ xa xỉ không cần thiết", hãy nói "Kỹ sư coi màn hình thứ hai là một thứ xa xỉ."
Ví dụ, thay vì nói "Bài kiểm tra cho thấy hoạt động dẫn điện có bản chất kỳ lạ", hãy nói "Bài kiểm tra cho thấy hoạt động dẫn điện kỳ lạ."
Nhiều phủ định đòi hỏi người đọc phải giải thích ý nghĩa của bạn. Thay vào đó, các khẳng định truyền đạt ý nghĩa ngắn gọn, không cần giải thích. Ví dụ, thay vì nói "Khán giả của bạn sẽ không đánh giá cao các chi tiết thiếu liên quan", hãy nói "Khán giả của bạn sẽ đánh giá cao các chi tiết liên quan."
Chuỗi danh từ có thể gây nhầm lẫn cho người đọc, vì chúng khó hiểu. Ví dụ, thay vì nói "Công ty Acme tiếp tục làm việc trên dự án sửa đổi cấu hình vỏ điện thoại di động", hãy nói "Công ty Acme đang phát triển một vỏ điện thoại di động được thiết kế lại."
Câu thể hiện và kết nối ý nghĩa của các ý tưởng của bạn. Hãy làm theo các nguyên tắc sau để viết các câu rõ ràng và súc tích mà khán giả của bạn có thể hiểu nhanh chóng và dễ dàng.
Hãy thay đổi độ dài của câu. Sử dụng các câu ngắn để nhấn mạnh một điểm; sử dụng các câu dài hơn để kết nối các ý tưởng. Ví dụ: "Báo cáo này cung cấp thông tin hoạt động về thiết bị điện mà Công ty Acme vừa lắp đặt tại trụ sở của họ ở Los Angeles (câu dài). Thiết bị sẽ tăng hiệu quả năng lượng lên 25% (câu ngắn)."
Cấu trúc "đã biết - mới" là kỳ vọng của người đọc "rằng một câu sẽ có cả thông tin đã biết, hoặc cũ, cũng như thông tin mới và rằng thông tin đã biết sẽ đứng trước thông tin mới." Điều này cho phép người dùng dễ dàng kết nối những gì họ đã biết với thông tin mới mà bạn đang cung cấp cho họ. Ví dụ, thay vì nói "Hỗ trợ tốc độ dữ liệu cao hơn cho giao tiếp phi thoại (thông tin mới) với công nghệ điện thoại di động thế hệ thứ ba (3G) (thông tin đã biết)", hãy nói "Công nghệ điện thoại di động thế hệ thứ ba (3G) (thông tin đã biết) hỗ trợ tốc độ dữ liệu cao hơn cho giao tiếp phi thoại (thông tin mới)."
Trong giọng văn chủ động, chủ ngữ thực hiện hành động của động từ. Trọng tâm của một câu chủ động là chủ ngữ: Gary (chủ ngữ) ném (động từ) quả bóng (tân ngữ). Trong giọng văn bị động, chủ ngữ nhận hành động của động từ. Trọng tâm của một câu bị động là hành động: Quả bóng (tân ngữ) đã được ném (động từ) bởi Gary (chủ ngữ). Sử dụng giọng văn chủ động theo mặc định; nghiên cứu cho thấy người đọc hiểu nó nhanh hơn giọng văn bị động. Tuy nhiên, hãy sử dụng giọng văn bị động khi:
Tuy nhiên, đừng sử dụng giọng văn bị động để che giấu trách nhiệm nghiêm trọng: "Những sai lầm đã xảy ra khiến việc thử nghiệm bị trì hoãn trong nhiều tuần." Thay vào đó, hãy sử dụng giọng văn chủ động: "Nhóm đã mắc những sai lầm khiến việc thử nghiệm bị trì hoãn trong nhiều tuần."
Các từ chuyển tiếp là các từ và cụm từ cho biết mối liên hệ giữa các câu. Bạn nên sử dụng chúng ở đầu câu để kết nối các ý tưởng theo:
Danh từ hóa xảy ra khi một động từ được sử dụng như một danh từ: xảy ra - sự xảy ra, đánh giá - sự đánh giá, thực hiện - sự thực hiện. Danh từ hóa hoạt động tốt như các từ chuyển tiếp trong câu: "Các tín hiệu điện xảy ra tự nhiên giữa các thiết bị. Những sự xảy ra này chỉ xảy ra khi thiết bị được bật." Tuy nhiên, nên tránh danh từ hóa khi chúng che giấu hành động của một câu. Ví dụ, thay vì nói "Thành tích của nhân viên dẫn đến việc tạo ra giải thưởng Kỹ sư của năm", hãy nói "Công ty Acme đã tạo ra giải thưởng Kỹ sư của năm để ghi nhận thành tích của nhân viên."
Các dạng của động từ "là" (là, là, là, đã, đã từng) chỉ ra một trạng thái tồn tại chứ không phải một hành động. Chúng có thể làm suy yếu một câu chủ động và trong một số trường hợp, có thể chỉ ra giọng văn bị động. Thay vào đó, hãy sử dụng các động từ chủ động bất cứ khi nào có thể. Ví dụ, thay vì nói "Báo cáo đang chờ phê duyệt của bạn", hãy nói "Báo cáo đang chờ phê duyệt của bạn."
Các cụm giới từ giúp thiết lập mối quan hệ giữa người và vật trong một câu: Frank lái xe đi làm. Phòng thí nghiệm đóng cửa lúc 7:00 tối. Joy phải sửa đổi bài thuyết trình của mình cho hội nghị. Việc sử dụng không cần thiết các cụm giới từ cản trở sự rõ ràng của một câu. Ví dụ, thay vì nói "Ý kiến của người quản lý", hãy nói "Ý kiến của người quản lý." Thay vì nói "Đây là một vấn đề có tầm quan trọng nghiêm trọng nhất đối với sức khỏe của bất kỳ ai sử dụng lò vi sóng và có bệnh tim để tránh đứng trước lò vi sóng trong khi nó đang chạy", hãy nói "Bất kỳ ai mắc bệnh tim nên tránh đứng trước lò vi sóng đang hoạt động."
Phương pháp paramedic, được phát triển bởi Richard Lanham, một giáo sư tiếng Anh tại Đại học California, là một tập hợp các bước để sửa đổi câu. Khi tình huống phù hợp, hãy sử dụng phương pháp phổ biến này để làm cho văn bản của bạn rõ ràng và súc tích:
Viết rõ ràng và súc tích là một kỹ năng quan trọng cho bất kỳ ai muốn truyền đạt thông điệp của mình một cách hiệu quả. Bằng cách làm theo các nguyên tắc và kỹ thuật được trình bày trong bài viết này, bạn có thể cải thiện đáng kể khả năng viết lách của mình và tạo ra những nội dung thu hút, dễ hiểu và có tác động lớn. Hãy bắt đầu áp dụng những kiến thức này vào thực tế và bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt trong cách người khác tiếp nhận thông điệp của bạn.
Bài viết liên quan