Tìm kiếm nội dung SharePoint Online hiệu quả với Submit-PnPSearchQuery trong PowerShell

Bạn đang gặp khó khăn khi tìm kiếm thông tin cụ thể trong hàng loạt tài liệu trên SharePoint Online? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng lệnh Submit-PnPSearchQuery trong PowerShell để thực hiện các truy vấn tìm kiếm mạnh mẽ, trả về kết quả chính xác và khắc phục các vấn đề thường gặp. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách tìm kiếm nội dung trong tài liệu, xử lý các đường dẫn trả về không mong muốn và tối ưu hóa script PowerShell để đạt hiệu quả cao nhất.

Submit-PnPSearchQuery là gì và tại sao nó hữu ích?

Submit-PnPSearchQuery là một cmdlet (lệnh) trong PnP PowerShell, cho phép bạn thực hiện các truy vấn tìm kiếm trực tiếp vào chỉ mục tìm kiếm của SharePoint. Khác với các phương pháp tìm kiếm thông thường, Submit-PnPSearchQuery mang lại sự linh hoạt và kiểm soát cao hơn, đặc biệt khi bạn cần tự động hóa các tác vụ tìm kiếm thông qua script.

Sử dụng Submit-PnPSearchQuery, bạn có thể:

• Tìm kiếm các tài liệu chứa các từ khóa cụ thể.
• Lọc kết quả theo loại tệp, ngày sửa đổi, tác giả, và nhiều tiêu chí khác.
• Tự động hóa việc trích xuất thông tin từ các tài liệu SharePoint.
• Tạo báo cáo dựa trên kết quả tìm kiếm.

Hướng dẫn sử dụng Submit-PnPSearchQuery để tìm kiếm nội dung tài liệu

Để bắt đầu, bạn cần cài đặt và kết nối với SharePoint Online bằng PnP PowerShell. Nếu bạn chưa quen thuộc với PnP PowerShell, hãy tham khảo tài liệu chính thức để biết hướng dẫn chi tiết.

Ví dụ cơ bản: Tìm kiếm tài liệu chứa từ khóa

Giả sử bạn muốn tìm tất cả các tài liệu trong SharePoint Online của mình có chứa cụm từ "báo cáo tài chính". Bạn có thể sử dụng lệnh sau:

    
Connect-PnPOnline -Url "your_sharepoint_site_url" -UseWebLogin
$results = Submit-PnPSearchQuery -Query "báo cáo tài chính" -All
$results.ResultRows | ForEach-Object { $_["Title"], $_["Path"] }
    
  

Đoạn script này sẽ:

1. Kết nối đến trang SharePoint Online của bạn.
2. Thực hiện truy vấn tìm kiếm cụm từ "báo cáo tài chính".
3. Trả về tất cả các kết quả tìm kiếm (tham số `-All`).
4. In ra tiêu đề và đường dẫn của mỗi tài liệu tìm thấy.

Tìm kiếm trong một trang web (Site) cụ thể

Để giới hạn phạm vi tìm kiếm trong một trang web cụ thể, hãy sử dụng tham số `Path` trong truy vấn KQL:

    
$siteUrl = "your_sharepoint_site_url"
$keyword = "báo cáo tài chính"
$query = "Path:$siteUrl AND $keyword"
$results = Submit-PnPSearchQuery -Query $query -All
$results.ResultRows | ForEach-Object { $_["Title"], $_["Path"] }
    
  

Điều này đảm bảo rằng bạn chỉ nhận được kết quả từ trang web bạn chỉ định, tăng tính chính xác và tốc độ tìm kiếm.

Khắc phục lỗi đường dẫn trả về có chứa "aspx?ID=XXXX"

Một vấn đề thường gặp khi sử dụng Submit-PnPSearchQuery là đường dẫn trả về có thể chứa các tham số như "aspx?ID=XXXX", đặc biệt khi làm việc với các mục danh sách (list items) hoặc các trang. Để khắc phục điều này, bạn cần tìm một thuộc tính khác chứa đường dẫn "sạch" hơn.

Dưới đây là một số gợi ý và giải pháp:

• Sử dụng thuộc tính `ServerRelativeURL`: Thuộc tính này thường chứa đường dẫn tương đối của tệp hoặc mục danh sách.
• Kết hợp các thuộc tính: Đôi khi, bạn cần kết hợp các thuộc tính như `ParentLink`, `Title` và `FileExtension` để xây dựng đường dẫn đầy đủ.
• Kiểm tra loại mục: Xác định xem kết quả trả về là tệp thực sự hay mục danh sách. Đường dẫn cho các mục danh sách thường chứa "aspx?ID=XXXX".

Ví dụ: Xây dựng đường dẫn tệp từ các thuộc tính

Dựa trên thông tin từ các diễn đàn và cộng đồng SharePoint, bạn có thể xây dựng đường dẫn tệp bằng cách kết hợp các thuộc tính như sau:

    
$results = Submit-PnPSearchQuery -Query "filetype:mp4" -SelectProperties "Title,Path,FileName,ParentLink,FileExtension" -All
foreach ($row in $results.ResultRows) {
  $filePath = $row["ParentLink"] + "/" + $row["Title"] + "." + $row["FileExtension"]
  Write-Host $filePath
}
    
  

**Lưu ý:** Đoạn code trên chỉ là một ví dụ. Bạn có thể cần điều chỉnh nó tùy thuộc vào cấu trúc trang web và loại tài liệu bạn đang tìm kiếm. Hãy nhớ xử lý các ký tự đặc biệt và khoảng trắng trong đường dẫn để đảm bảo tính chính xác.

Tối ưu hóa truy vấn Submit-PnPSearchQuery để đạt hiệu quả cao nhất

Để truy vấn Submit-PnPSearchQuery hoạt động hiệu quả nhất bạn có thể sử dụng thêm các tham số sau:

• `-SelectProperties`: Chọn các thuộc tính bạn thực sự cần để giảm lượng dữ liệu trả về. Ví dụ: `-SelectProperties "Title,Path,Author"`.
• `-MaxResults`: Giới hạn số lượng kết quả trả về trên mỗi trang. Điều này hữu ích nếu bạn chỉ cần một số lượng nhỏ kết quả.
• `-TrimDuplicates`: Loại bỏ các kết quả trùng lặp.
• Sử dụng KQL hiệu quả: Tìm hiểu về Keyword Query Language (KQL) để xây dựng các truy vấn phức tạp và chính xác hơn.

Ví dụ: Tìm kiếm tài liệu PDF được tạo bởi một tác giả cụ thể

    
$author = "Nguyen Van A"
$query = "filetype:pdf AND author:""$author"""
$results = Submit-PnPSearchQuery -Query $query -SelectProperties "Title,Path,Author" -All
$results.ResultRows | ForEach-Object { $_["Title"], $_["Path"], $_["Author"] }
    
  

Đoạn script này sẽ tìm tất cả các tệp PDF do tác giả "Nguyen Van A" tạo ra và trả về tiêu đề, đường dẫn và tên tác giả.

Kết luận

Submit-PnPSearchQuery là một công cụ mạnh mẽ để tìm kiếm và trích xuất thông tin từ SharePoint Online. Bằng cách nắm vững các kỹ thuật và thủ thuật được trình bày trong bài viết này, bạn có thể tận dụng tối đa sức mạnh của nó để giải quyết các bài toán tìm kiếm phức tạp và tự động hóa các tác vụ quản lý tài liệu.