Tạo và Chỉnh Sửa Cột Tùy Chỉnh Trong SharePoint: Hướng Dẫn Chi Tiết
Bạn đang gặp khó khăn trong việc tạo và quản lý các cột tùy chỉnh trong SharePoint? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn toàn diện, từ cách tạo cột đơn giản đến giải quyết các vấn đề thường gặp. Chúng tôi sẽ đi sâu vào các khía cạnh quan trọng để giúp bạn tận dụng tối đa khả năng tùy biến của SharePoint, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả cộng tác.
Tại Sao Nên Sử Dụng Cột Tùy Chỉnh Trong SharePoint?
Cột tùy chỉnh cho phép bạn thêm thông tin cụ thể và phù hợp với nhu cầu của tổ chức vào các danh sách và thư viện tài liệu trong SharePoint. Thay vì chỉ sử dụng các cột mặc định, bạn có thể tạo ra các cột riêng biệt để theo dõi các thuộc tính quan trọng, phân loại dữ liệu và cải thiện khả năng tìm kiếm.
Ví dụ, nếu bạn đang quản lý một thư viện tài liệu chứa các hợp đồng, bạn có thể tạo các cột tùy chỉnh như "Ngày ký kết", "Ngày hết hạn", "Bên đối tác" và "Giá trị hợp đồng". Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các hợp đồng một cách hiệu quả hơn.
Cách Tạo Cột Tùy Chỉnh Trong SharePoint
Việc tạo cột tùy chỉnh trong SharePoint khá đơn giản. Dưới đây là các bước thực hiện:
- Truy cập vào danh sách hoặc thư viện tài liệu mà bạn muốn thêm cột.
- Chọn "Cài đặt danh sách" hoặc "Cài đặt thư viện".
- Nhấp vào "Tạo cột".
- Nhập tên cho cột (ví dụ: "Trạng thái").
- Chọn loại cột (ví dụ: "Lựa chọn", "Văn bản một dòng", "Ngày và giờ").
- Cấu hình các tùy chọn bổ sung (ví dụ: thêm các lựa chọn cho cột "Lựa chọn").
- Nhấp vào "OK" để tạo cột.
Các Loại Cột Tùy Chỉnh Phổ Biến
- Văn bản một dòng: Sử dụng cho các thông tin ngắn gọn như tên, địa chỉ, v.v.
- Văn bản nhiều dòng: Sử dụng cho các mô tả chi tiết, ghi chú, v.v.
- Lựa chọn: Cung cấp một danh sách các lựa chọn cho người dùng chọn.
- Ngày và giờ: Sử dụng để lưu trữ ngày tháng và thời gian.
- Số: Sử dụng để lưu trữ các giá trị số.
- Có/Không: Sử dụng để thể hiện trạng thái đúng/sai hoặc có/không.
- Tra cứu: Lấy dữ liệu từ một danh sách hoặc thư viện khác.
Chỉnh Sửa Cột Tùy Chỉnh Trong SharePoint
Bạn có thể chỉnh sửa các cột tùy chỉnh đã tạo bất kỳ lúc nào. Các bước thực hiện như sau:
- Truy cập vào danh sách hoặc thư viện tài liệu chứa cột cần chỉnh sửa.
- Chọn "Cài đặt danh sách" hoặc "Cài đặt thư viện".
- Nhấp vào tên cột cần chỉnh sửa.
- Thay đổi các tùy chọn cần thiết (ví dụ: thay đổi tên cột, thêm/xóa lựa chọn).
- Nhấp vào "OK" để lưu các thay đổi.
Các Vấn Đề Thường Gặp và Cách Giải Quyết
Trong quá trình sử dụng cột tùy chỉnh, bạn có thể gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến và cách giải quyết:
- Cột không hiển thị trong chế độ xem: Đảm bảo rằng cột đã được chọn để hiển thị trong chế độ xem hiện tại.
- Lỗi khi nhập dữ liệu: Kiểm tra xem dữ liệu nhập vào có đúng định dạng của cột hay không (ví dụ: nhập số vào cột số).
- Không thể tìm kiếm cột: Đảm bảo rằng cột đã được cấu hình để có thể tìm kiếm được trong cài đặt tìm kiếm của SharePoint.
- Cột hiển thị sai tên: Kiểm tra lại tên cột và đảm bảo không có ký tự đặc biệt hoặc khoảng trắng không cần thiết.
Tối Ưu Hóa Sử Dụng Cột Tùy Chỉnh Cho Tìm Kiếm SharePoint
Để đảm bảo các cột tùy chỉnh có thể tìm kiếm được một cách hiệu quả, bạn cần thực hiện một số bước sau:
- Tạo Managed Properties: Map các crawled properties (tạo tự động khi cột được tạo) vào các managed properties. Điều này cho phép SharePoint Search hiểu và index dữ liệu trong các cột tùy chỉnh.
- Retrievable: Đảm bảo managed property được cấu hình là "Retrievable" để có thể hiển thị giá trị của cột trong kết quả tìm kiếm.
- Full Crawl: Thực hiện full crawl sau khi tạo hoặc chỉnh sửa managed properties để SharePoint Search cập nhật index.
Ví dụ, nếu bạn có cột tùy chỉnh "Mã Sản Phẩm," bạn cần tạo một managed property tương ứng và map crawled property `ows_Mã_x0020_Sản_x0020_Phẩm` vào managed property đó. Đảm bảo đánh dấu "Retrievable" và chạy full crawl để tìm kiếm hoạt động chính xác.
Kết Luận
Việc sử dụng cột tùy chỉnh một cách hiệu quả sẽ giúp bạn tùy biến SharePoint theo nhu cầu cụ thể của tổ chức, cải thiện khả năng quản lý thông tin và nâng cao hiệu quả công việc. Hãy thử áp dụng các hướng dẫn và giải pháp trong bài viết này để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
