Tạo Liên Kết Trực Tiếp Đến Mục Danh Sách Trong SharePoint Online: Hướng Dẫn Chi Tiết

Bạn đang gặp khó khăn trong việc chia sẻ liên kết cụ thể đến một mục trong danh sách SharePoint Online? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn toàn diện về cách tạo các liên kết trực tiếp, giúp người dùng dễ dàng truy cập và thao tác với dữ liệu. Chúng ta sẽ khám phá các phương pháp khác nhau, từ sử dụng Power Automate đến chỉnh sửa URL thủ công, để đảm bảo trải nghiệm người dùng liền mạch và hiệu quả.

Tại Sao Cần Liên Kết Trực Tiếp Đến Mục Danh Sách?

Việc tạo các liên kết trực tiếp đến mục danh sách mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm và quản lý dự án. Thay vì yêu cầu người dùng phải tự tìm kiếm thông tin trong một danh sách dài, bạn có thể cung cấp cho họ một liên kết duy nhất để truy cập ngay lập tức vào mục họ cần. Điều này tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sự nhầm lẫn và cải thiện đáng kể hiệu quả công việc.

Ví dụ, trong một quy trình phê duyệt, bạn có thể gửi một email thông báo với liên kết trực tiếp đến mục cần phê duyệt. Người nhận chỉ cần nhấp vào liên kết để xem chi tiết và thực hiện hành động cần thiết, thay vì phải mở SharePoint, tìm danh sách và sau đó tìm mục cụ thể.

Các Phương Pháp Tạo Liên Kết Trực Tiếp Đến Mục Danh Sách

Có một số phương pháp để tạo liên kết trực tiếp đến mục danh sách trong SharePoint Online, tùy thuộc vào nhu cầu và công cụ bạn sử dụng.

1. Sử Dụng Power Automate

Power Automate là một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa các quy trình làm việc, bao gồm cả việc tạo và chia sẻ liên kết trực tiếp. Bạn có thể thiết lập một luồng (flow) để tự động tạo một liên kết khi một mục mới được tạo trong danh sách.

Các bước thực hiện:

• Sử dụng trình kết nối SharePoint và kích hoạt "Khi một mục được tạo" (When an item is created).
• Lấy giá trị động "Liên kết đến mục" (Link to item). Giá trị này sẽ có định dạng mặc định.
• Tùy chỉnh URL bằng cách thêm tham số `?env=WebViewList` để hiển thị danh sách ở chế độ WebViewList.
• Sử dụng hàm `concat()` trong biểu thức luồng để nối chuỗi URL và tham số. Ví dụ: `concat(outputs('Compose'),'?env=WebViewList')`

Bằng cách này, bạn có thể tự động tạo một liên kết đến mục danh sách ở chế độ WebViewList mỗi khi một mục mới được thêm vào, đảm bảo trải nghiệm nhất quán cho người dùng.

2. Chỉnh Sửa URL Thủ Công

Nếu bạn không muốn sử dụng Power Automate, bạn có thể chỉnh sửa URL thủ công để tạo liên kết trực tiếp. Cách này phù hợp khi bạn chỉ cần tạo một vài liên kết hoặc muốn kiểm soát hoàn toàn định dạng URL.

Các bước thực hiện:

• Sao chép URL của danh sách SharePoint Online.
• Thêm `allitems.aspx?viewid=[ID NUMBER]` vào cuối URL để chỉ định chế độ xem cụ thể. Bạn có thể tìm thấy **view ID** trong cài đặt danh sách.
• Hoặc, thêm `DispForm.aspx?ID=[ID mục]` để mở mục ở chế độ xem hiển thị. Thay thế `[ID mục]` bằng ID thực tế của mục.
• Để mở mục ở chế độ chỉnh sửa, sử dụng `EditForm.aspx?ID=[ID mục]`.
• Để hiển thị ở chế độ WebViewList, hãy thêm `&env=WebViewList` vào cuối URL.

Ví dụ:

• URL danh sách: `https://tenant_name.sharepoint.com/sites/site_name/Lists/ListName/`
• Liên kết đến mục ở chế độ WebViewList: `https://tenant_name.sharepoint.com/sites/site_name/Lists/ListName/DispForm.aspx?ID=1&env=WebViewList`

Khắc Phục Sự Cố Thường Gặp

Đôi khi, bạn có thể gặp phải sự cố khi tạo hoặc sử dụng liên kết trực tiếp đến mục danh sách. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp và cách khắc phục:

• Liên kết mở ở chế độ cổ điển (Classic View) thay vì hiện đại (Modern View): Đảm bảo danh sách được đặt ở chế độ hiện đại trong cài đặt danh sách. Hãy thử các bước được đề xuất trong diễn đàn Microsoft để chuyển đổi chế độ xem.
• Liên kết không hoạt động: Kiểm tra kỹ URL để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ký tự thừa. Xác minh rằng ID mục và view ID là chính xác.
• Người dùng không có quyền truy cập: Đảm bảo người dùng có quyền xem danh sách và mục cụ thể đó.

Kết Luận

Tạo liên kết trực tiếp đến mục danh sách trong SharePoint Online là một kỹ năng quan trọng để cải thiện hiệu quả công việc và trải nghiệm người dùng. Bằng cách sử dụng Power Automate hoặc chỉnh sửa URL thủ công, bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin cụ thể và đơn giản hóa quy trình làm việc. Hãy thử các phương pháp trên và tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của bạn.