Sửa Lỗi Không Upload được File Word, Excel có Mật Khẩu lên SharePoint 2013
Bạn đang gặp vấn đề khi upload các file Word hoặc Excel được bảo vệ bằng mật khẩu lên thư viện tài liệu SharePoint 2013? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các giải pháp từng bước để khắc phục vấn đề này, cùng với các phương pháp bảo mật tài liệu thay thế hiệu quả hơn trong môi trường SharePoint.
Nguyên Nhân và Triệu Chứng
Khi cố gắng upload một file Word hoặc Excel đã được đặt mật khẩu lên SharePoint 2013, bạn có thể gặp phải tình trạng trình duyệt bị treo, hiển thị thông báo lỗi "Không thể hiển thị trang" hoặc quá trình upload bị timeout. Vấn đề này thường chỉ xảy ra với các file được bảo vệ bằng mật khẩu, trong khi các file thông thường khác vẫn được upload bình thường. Điều này có thể gây khó khăn trong việc quản lý và chia sẻ tài liệu quan trọng của bạn.
Giải Pháp 1: Thay Đổi Registry để Cho Phép Upload File Mã Hóa Metadata
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến SharePoint 2013 không thể upload file có mật khẩu là do mặc định, SharePoint không thể đọc được metadata (thông tin thuộc tính) của file khi metadata này bị mã hóa cùng với nội dung file. Để khắc phục, bạn có thể thực hiện thay đổi trong Registry của máy client (máy tính đang dùng để upload file) như sau:
- Mở Registry Editor bằng cách nhấn tổ hợp phím `Windows + R`, gõ `regedit` và nhấn Enter.
- Tìm đến đường dẫn sau: `HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\Security` (Lưu ý: nếu bạn sử dụng Office phiên bản khác, số `14.0` có thể khác, ví dụ `15.0` cho Office 2013, `16.0` cho Office 2016 trở lên).
- Nếu không thấy key `Security`, hãy tạo mới bằng cách chuột phải vào `Common`, chọn `New > Key` và đặt tên là `Security`.
- Trong key `Security`, tạo một DWORD (32-bit) Value mới bằng cách chuột phải, chọn `New > DWORD (32-bit) Value` và đặt tên là `OpenXMLEncryptProperty`.
- Chuột phải vào `OpenXMLEncryptProperty`, chọn `Modify`, và trong ô `Value Data`, nhập số `0`, sau đó nhấn OK.
- Đóng tất cả các ứng dụng Office đang mở, sau đó thử upload lại file.
Giá trị `0` trong Registry này chỉ định rằng metadata của file **không** bị mã hóa khi bạn đặt mật khẩu. Điều này cho phép SharePoint đọc và xử lý file một cách chính xác.
Giải Pháp 2: Tải Lên File, Sau đó Áp Dụng Bảo Mật
Một giải pháp khác là tạm thời loại bỏ mật khẩu bảo vệ, upload file lên SharePoint, sau đó tái áp dụng bảo mật. Mặc dù đây là một giải pháp vòng vo, nhưng nó có thể hữu ích trong một số tình huống nhất định:
- Mở file Word hoặc Excel, loại bỏ mật khẩu bảo vệ.
- Upload file lên thư viện tài liệu SharePoint.
- Tải file vừa upload về máy.
- Áp dụng lại mật khẩu bảo vệ cho file.
Tuy nhiên, hãy cân nhắc rằng việc loại bỏ mật khẩu tạm thời có thể tạo ra rủi ro bảo mật nhỏ, đặc biệt nếu file chứa thông tin nhạy cảm.
Giải Pháp 3: Sử Dụng Phân Quyền SharePoint Thay Vì Mật Khẩu File
Thay vì bảo vệ từng file bằng mật khẩu riêng lẻ, bạn nên tận dụng hệ thống phân quyền mạnh mẽ của SharePoint để kiểm soát ai có thể truy cập tài liệu. Đây là một phương pháp an toàn và hiệu quả hơn nhiều so với việc sử dụng mật khẩu trên từng file:
- **Tạo nhóm SharePoint:** Tạo các nhóm người dùng dựa trên vai trò hoặc dự án của họ.
- **Tùy chỉnh quyền truy cập:** Chỉ định quyền truy cập (ví dụ: Chỉ xem, Sửa, Toàn quyền) cho từng nhóm đối với thư viện tài liệu hoặc thậm chí từng file cụ thể.
- **"Phá vỡ kế thừa" quyền:** Nếu cần, bạn có thể "phá vỡ kế thừa" quyền từ thư viện tài liệu mẹ để tùy chỉnh quyền truy cập cho một thư mục hoặc file cụ thể.
Ví dụ, bạn có thể tạo một thư viện tài liệu riêng cho một dự án bí mật, chỉ cấp quyền truy cập cho các thành viên trong nhóm dự án đó. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem và chỉnh sửa tài liệu, mà không cần phải quản lý hàng loạt mật khẩu khác nhau.
Ưu điểm của Phân Quyền SharePoint
- **Quản lý tập trung:** Dễ dàng quản lý quyền truy cập cho nhiều người dùng và tài liệu từ một vị trí duy nhất.
- **Kiểm soát chi tiết:** Kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa, hoặc xóa tài liệu.
- **Bảo mật nâng cao:** Tích hợp với các tính năng bảo mật khác của SharePoint, như kiểm tra lịch sử phiên bản và nhật ký hoạt động.
- **Hỗ trợ cộng tác:** Cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên tài liệu một cách an toàn và hiệu quả.
Lưu Ý Quan Trọng
- Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi Registry nào, hãy sao lưu Registry để đảm bảo bạn có thể khôi phục lại hệ thống nếu có sự cố xảy ra.
- Luôn tuân thủ các chính sách bảo mật của tổ chức bạn khi làm việc với tài liệu nhạy cảm.
- Nếu bạn không chắc chắn về cách thực hiện bất kỳ bước nào trong hướng dẫn này, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia IT.
Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn các giải pháp hiệu quả để khắc phục vấn đề không upload được file Word, Excel có mật khẩu lên SharePoint 2013. Chúc bạn thành công!
