Bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin trong SharePoint 2013? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết về cách lọc và tìm kiếm hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Chúng ta sẽ khám phá các kỹ thuật từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn làm chủ hệ thống tìm kiếm của SharePoint và nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần. Đừng bỏ lỡ những mẹo và thủ thuật hữu ích để tối ưu hóa trải nghiệm quản lý tài liệu và làm việc nhóm của bạn!
SharePoint 2013 cho phép bạn dễ dàng hiển thị các thư viện tài liệu hoặc danh sách tùy chỉnh trên các trang site bằng cách sử dụng **Web Part Danh Sách**. Để bắt đầu, bạn cần thêm một Web Part vào trang site của mình. Sau đó, chọn thư viện tài liệu hoặc danh sách mà bạn muốn hiển thị. Bạn có thể tùy chỉnh các cột hiển thị và các thuộc tính khác thông qua cài đặt của Web Part. Bước này là nền tảng để bạn có thể áp dụng các bộ lọc và tìm kiếm nâng cao.
Một trong những cách đơn giản nhất để lọc nội dung trong Web Part Danh Sách là sử dụng **ô tìm kiếm**. Để kích hoạt tính năng này, hãy chỉnh sửa Web Part và tìm đến phần "Miscellaneous" (Khác). Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn "Display Search Box" (Hiển Thị Ô Tìm Kiếm). Chọn hộp kiểm này và lưu trang. Một ô tìm kiếm sẽ xuất hiện phía trên danh sách, cho phép người dùng nhập từ khóa để lọc các mục.
Đôi khi, ô tìm kiếm có thể không trả về kết quả như mong đợi. Có một số nguyên nhân có thể gây ra vấn đề này. Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng nội dung của thư viện hoặc danh sách đã được thu thập dữ liệu (crawled) và lập chỉ mục (indexed) bởi hệ thống tìm kiếm của SharePoint. Kiểm tra lịch trình thu thập dữ liệu và đảm bảo rằng nội dung của bạn được bao gồm. Nếu các tài liệu mới thêm gần đây không hiển thị, có thể cần thời gian để hệ thống cập nhật chỉ mục.
Một nguyên nhân khác có thể là do xung đột với chủ đề (theme) đang sử dụng, đặc biệt là với các chủ đề tùy chỉnh hoặc chủ đề cũ như Oslo. Thử nghiệm với một chủ đề mặc định để xem liệu vấn đề có được giải quyết không. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem tính năng quản lý phiên bản (version history) có được kích hoạt trên thư viện tài liệu hay không, vì điều này đôi khi có thể ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm.
SharePoint 2013 cung cấp một loạt các **Web Part bộ lọc** có thể được kết nối với Web Part Danh Sách để tạo ra các bộ lọc động. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Web Part "Bộ Lọc Văn Bản" để cho phép người dùng nhập từ khóa và lọc danh sách dựa trên cột văn bản. Hoặc, bạn có thể sử dụng Web Part "Bộ Lọc Lựa Chọn" để cung cấp một danh sách các tùy chọn, cho phép người dùng lọc danh sách theo các giá trị cụ thể.
Để kết nối Web Part bộ lọc với Web Part danh sách, hãy chỉnh sửa trang và chọn "Connections" (Kết nối) trong menu của Web Part danh sách. Chọn "Get Filter Values From" (Nhận Giá Trị Bộ Lọc Từ) và chọn Web Part bộ lọc mà bạn muốn kết nối. Tiếp theo, bạn cần chỉ định cột trong Web Part danh sách mà bạn muốn lọc dựa trên giá trị từ Web Part bộ lọc. Khi người dùng chọn một giá trị trong Web Part bộ lọc, Web Part danh sách sẽ tự động được lọc.
Một cách khác để cung cấp các bộ lọc cho người dùng là tạo các **dạng xem** (views) được lọc sẵn cho thư viện tài liệu hoặc danh sách. Để tạo một dạng xem mới, hãy đi tới cài đặt danh sách hoặc thư viện và chọn "Create View" (Tạo Dạng Xem). Bạn có thể chỉ định các tiêu chí lọc trong phần "Filter" (Bộ Lọc) của cài đặt dạng xem. Ví dụ: bạn có thể tạo một dạng xem chỉ hiển thị các tài liệu đã được sửa đổi trong tuần qua. Người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các dạng xem khác nhau để xem các tập hợp con dữ liệu khác nhau.
Khi tạo các dạng xem được lọc, điều quan trọng là phải sử dụng các **cột đã lập chỉ mục** (indexed columns) trong tiêu chí lọc. Lập chỉ mục một cột giúp SharePoint tìm kiếm và lọc dữ liệu nhanh hơn, đặc biệt là trong các danh sách và thư viện lớn. Để lập chỉ mục một cột, hãy đi tới cài đặt danh sách hoặc thư viện và chọn "Indexed Columns" (Cột Đã Lập Chỉ Mục). Chọn cột bạn muốn lập chỉ mục và lưu thay đổi. Lưu ý rằng bạn chỉ có thể lập chỉ mục một số lượng cột nhất định cho mỗi danh sách hoặc thư viện.
Nếu bạn sử dụng **metadata** (dữ liệu mô tả) để gắn thẻ tài liệu hoặc các mục trong danh sách, bạn có thể sử dụng tính năng lọc metadata để dễ dàng tìm và lọc nội dung. Để sử dụng tính năng này, hãy thêm một cột "Managed Metadata" (Metadata Được Quản Lý) vào danh sách hoặc thư viện của bạn. Sau đó, bạn có thể gắn thẻ các mục với các giá trị metadata khác nhau. Khi bạn đã gắn thẻ nội dung, bạn có thể sử dụng bộ lọc metadata để nhanh chóng tìm tất cả các mục có một giá trị metadata cụ thể.
Để lọc dựa trên metadata, hãy chọn biểu tượng bộ lọc trên cột metadata. Trong ngăn bộ lọc, bạn có thể chọn tùy chọn "Tree View" (Chế Độ Xem Cây) để hiển thị cấu trúc phân cấp của các giá trị metadata. Điều này cho phép bạn dễ dàng tìm và chọn các giá trị metadata cụ thể mà bạn muốn lọc. Sau khi bạn đã chọn các giá trị metadata, hãy nhấp vào nút "Apply" (Áp Dụng) để lọc danh sách hoặc thư viện.
Bằng cách sử dụng các kỹ thuật lọc và tìm kiếm được mô tả trong bài viết này, bạn có thể **nâng cao đáng kể hiệu suất** tìm kiếm thông tin trong SharePoint 2013. Từ việc đơn giản là thêm một ô tìm kiếm đến việc tạo các dạng xem được lọc sẵn và sử dụng tính năng lọc metadata, có rất nhiều cách để giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy những gì họ cần. Hãy thử nghiệm với các kỹ thuật khác nhau và tìm ra những cách hiệu quả nhất cho nhu cầu của bạn. Đừng quên tận dụng các cột đã lập chỉ mục để đảm bảo hiệu suất tối ưu, đặc biệt là với các danh sách và thư viện lớn. SharePoint 2013 cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ để giúp bạn **quản lý thông tin** một cách hiệu quả, và việc nắm vững các kỹ thuật lọc và tìm kiếm là chìa khóa để tận dụng tối đa tiềm năng của nó.
Bài viết liên quan