Đồng bộ User và Contact trong Salesforce: Hướng dẫn toàn diện cho báo cáo tối ưu

Bạn đang gặp khó khăn trong việc tạo báo cáo liên kết giữa **User** (người dùng) và **Contact** (liên hệ) trong Salesforce? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đồng bộ dữ liệu giữa hai đối tượng này một cách hiệu quả, giúp bạn tạo ra những báo cáo chính xác và đầy đủ thông tin. Chúng ta sẽ tập trung vào việc sử dụng **Process Builder**, một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn tự động hóa các quy trình nghiệp vụ mà không cần viết code.

Tại sao cần đồng bộ User và Contact trong Salesforce?

Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi sử dụng **Experience Cloud** (trước đây là Community Cloud), mỗi **portal user** (người dùng cổng thông tin) sẽ có một bản ghi **Contact** riêng biệt liên kết với họ. Khi người dùng cập nhật thông tin trên cổng thông tin, thực tế họ đang cập nhật bản ghi **User**, chứ không phải **Contact**. Điều này có thể dẫn đến sự khác biệt dữ liệu giữa hai bản ghi, gây khó khăn trong việc tạo báo cáo và quản lý thông tin khách hàng.

Ví dụ, một khách hàng cập nhật địa chỉ email của họ trên cổng thông tin. Nếu không có cơ chế đồng bộ, địa chỉ email trên bản ghi **Contact** sẽ không được cập nhật, dẫn đến thông tin liên lạc không chính xác.

Các trường hợp sử dụng phổ biến

• Đồng bộ thông tin cá nhân: Cập nhật địa chỉ, số điện thoại, email từ bản ghi **User** sang bản ghi **Contact**.
• Hiển thị trạng thái kích hoạt cổng thông tin: Cho biết một **Contact** có được kích hoạt làm **portal user** hay không.
• Báo cáo chính xác: Đảm bảo thông tin trong báo cáo luôn được cập nhật và phản ánh dữ liệu mới nhất.

Sử dụng Process Builder để đồng bộ User và Contact

**Process Builder** là một công cụ trực quan, cho phép bạn thiết kế quy trình tự động hóa bằng cách kéo và thả các thành phần. Chúng ta sẽ tạo một quy trình để tự động cập nhật bản ghi **Contact** khi bản ghi **User** thay đổi.

Bước 1: Tạo Process mới

1. Vào **Setup** (Cài đặt) và tìm kiếm **Process Builder**.
2. Nhấp vào **New** (Mới) để tạo một process mới.
3. Đặt tên cho process (ví dụ: "Đồng bộ Contact từ User").
4. Chọn "A record changes" (Một bản ghi thay đổi) cho "The process starts when".

Bước 2: Chọn đối tượng User

1. Nhấp vào **Add Object** (Thêm đối tượng) trên canvas.
2. Chọn **User** làm đối tượng.
3. Chọn "when a record is created or edited" (khi một bản ghi được tạo hoặc chỉnh sửa) cho "Start the process".
4. Nhấp vào **Save** (Lưu).

Bước 3: Xác định tiêu chí

Chúng ta cần xác định khi nào process sẽ được kích hoạt. Trong trường hợp này, chúng ta muốn process chạy khi một bản ghi **User** được cập nhật và có liên kết với một **Contact**.

1. Nhấp vào **Add Criteria** (Thêm tiêu chí).
2. Đặt tên cho tiêu chí (ví dụ: "Kiểm tra bản ghi User để cập nhật").
3. Chọn "Conditions are met" (Các điều kiện được đáp ứng) cho "Criteria for Executing Actions".
4. Thêm các điều kiện sau:
   • **Contact ID** Is Null False (Điều này đảm bảo rằng **User** có liên kết với một **Contact**).
   • **Email** Is Changed True (Điều này kiểm tra xem trường email có bị thay đổi hay không).
   • Lặp lại cho các trường khác bạn muốn đồng bộ (ví dụ: Phone, Address).
5. Chọn "Customize the logic" (Tùy chỉnh logic) và nhập logic phù hợp (ví dụ: 1 AND (2 OR 3)).
6. Nhấp vào **Save** (Lưu).

Bước 4: Cấu hình hành động cập nhật Contact

1. Nhấp vào **Add Action** (Thêm hành động) dưới "Immediate Actions".
2. Chọn "Update Records" (Cập nhật bản ghi) cho "Action Type".
3. Đặt tên cho hành động (ví dụ: "Cập nhật các trường Contact").
4. Chọn "Select a record related to the User" (Chọn một bản ghi liên quan đến User) cho "Record Type".
5. Trong "Type to filter list", nhập "Contact ID" và chọn **Contact ID** (không có dấu ">").
6. Chọn "No criteria – just update the records!" (Không có tiêu chí - chỉ cần cập nhật bản ghi!) nếu bạn muốn cập nhật tất cả các bản ghi phù hợp.
7. Trong "Set new field values for the records", chỉ định các trường bạn muốn cập nhật:
   • **Field**: Email (Contact), **Type**: Field Reference, **Value**: Email (User).
   • Lặp lại cho các trường khác (ví dụ: Phone, Address).
8. Nhấp vào **Save** (Lưu).

Bước 5: Kích hoạt Process

1. Nhấp vào nút **Activate** (Kích hoạt) ở góc trên bên phải.

Bây giờ, khi một bản ghi **User** được cập nhật, Process Builder sẽ tự động cập nhật bản ghi **Contact** liên quan, đảm bảo dữ liệu luôn đồng bộ.

Đồng bộ dữ liệu cũ

Process Builder chỉ áp dụng cho các bản ghi được tạo hoặc cập nhật sau khi process được kích hoạt. Để đồng bộ dữ liệu cũ, bạn có thể sử dụng **Data Loader** hoặc **Data Import Wizard**.

Sử dụng Data Loader

1. Xuất dữ liệu từ đối tượng **User**, bao gồm **Contact ID** và các trường cần đồng bộ.
2. Sử dụng file CSV đã xuất để cập nhật đối tượng **Contact** thông qua Data Loader, khớp bản ghi dựa trên **Contact ID**.

Sử dụng Data Import Wizard

1. Vào **Setup -> Data Import Wizard**.
2. Chọn "Accounts and Contacts".
3. Chọn "Update existing records".
4. Chọn "Salesforce.com ID" cho "Match Contact by".
5. Tải lên file CSV đã xuất và ánh xạ các trường.
6. Bắt đầu quá trình nhập.

Kết luận

Đồng bộ dữ liệu giữa **User** và **Contact** trong Salesforce là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo và cải thiện trải nghiệm người dùng. **Process Builder** là một công cụ mạnh mẽ và dễ sử dụng cho phép bạn tự động hóa quy trình này một cách hiệu quả. Bằng cách làm theo các bước trong hướng dẫn này, bạn có thể dễ dàng đồng bộ dữ liệu giữa hai đối tượng và cải thiện chất lượng dữ liệu trong tổ chức của mình.

Hãy nhớ rằng, dữ liệu chính xác là nền tảng cho những quyết định kinh doanh sáng suốt. Việc đồng bộ dữ liệu giữa User và Contact là một bước quan trọng để đạt được mục tiêu này.