Chia Sẻ Bản Ghi Salesforce Cho Nhóm Khu Vực: Hướng Dẫn Chi Tiết

Bạn đang gặp khó khăn trong việc chia sẻ bản ghi (Account) cho Territory trong Salesforce? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng **Quản lý Khu vực Doanh nghiệp (Enterprise Territory Management)** để cấp quyền truy cập bản ghi cho các nhóm khu vực. Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề thường gặp khi tùy chọn "Territory" không hiển thị trong màn hình chia sẻ, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường cộng tác trong nhóm.

Vấn Đề: Không Thể Chia Sẻ Bản Ghi Account Cho Territory

Một vấn đề phổ biến mà người dùng Salesforce gặp phải là việc không tìm thấy tùy chọn "Territory" hoặc "Territories and Subordinates" trong danh sách "Search Type" khi chia sẻ bản ghi Account. Các tùy chọn thường hiển thị chỉ bao gồm "Manage Groups", "Partner Users", "Portal Roles", "Public Groups", "Roles" và "Users". Điều này gây khó khăn cho việc chia sẻ thông tin một cách hiệu quả đến các nhóm khu vực cụ thể.

Giải Pháp: Gán Territory Cho Account

Để giải quyết vấn đề này, bạn cần đảm bảo rằng **Territory** đã được gán cho **Account** trước khi thực hiện chia sẻ. Dưới đây là các bước thực hiện:

1. Kích hoạt **Enterprise Territory Management**: Đảm bảo tính năng này đã được kích hoạt trong Salesforce Setup.
2. Tạo **Territory**: Tạo các Territory cần thiết và thiết lập cấu trúc phân cấp.
3. Gán **Territory** cho **Account**:
   • Cách 1: Truy cập vào trang chi tiết của **Account**. Tìm Related List có tên "Territories" (có thể cần chỉnh sửa Page Layout để hiển thị Related List này). Thêm **Territory** phù hợp vào **Account**.
   • Cách 2: Vào Territory Model -> Hierarchy -> Chọn Territory -> Add Account.

Chi Tiết Các Bước Thực Hiện

1. Kích Hoạt Enterprise Territory Management

Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng **Enterprise Territory Management** đã được kích hoạt trong tổ chức Salesforce của bạn. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này trong phần Setup bằng cách tìm kiếm "Territory Settings". Kích hoạt tính năng này sẽ mở ra các tùy chọn cấu hình liên quan đến **chia sẻ bản ghi theo khu vực**.

2. Tạo Cấu Trúc Territory

Tiếp theo, bạn cần tạo các **Territory** đại diện cho các khu vực bán hàng hoặc nhóm làm việc khác nhau. Cấu trúc **Territory** có thể phản ánh cấu trúc khu vực địa lý, ngành công nghiệp hoặc bất kỳ tiêu chí phân loại nào phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Hãy đảm bảo rằng bạn đã xác định rõ ràng các quy tắc và tiêu chí để gán **Account** cho từng **Territory**.

3. Gán Territory Cho Account

Đây là bước quan trọng nhất. Sau khi **Territory** được tạo, bạn cần gán chúng cho các **Account** tương ứng. Có hai cách chính để thực hiện việc này:

• Từ Trang Chi Tiết Account: Truy cập vào trang chi tiết của **Account**. Tìm Related List "Territories". Nếu Related List này chưa hiển thị, bạn cần chỉnh sửa Page Layout để thêm nó vào. Sử dụng nút "Add Territory" để gán **Territory** phù hợp cho **Account** này.
• Từ Territory Model: Truy cập vào Territory Model, chọn Hierarchy, sau đó chọn Territory cụ thể và sử dụng tùy chọn "Add Account" để thêm các Account phù hợp.

Sau khi **Territory** được gán cho **Account**, tùy chọn "Territory" sẽ xuất hiện trong màn hình chia sẻ, cho phép bạn chia sẻ bản ghi một cách chính xác và hiệu quả.

Lưu Ý Quan Trọng

• **Page Layout:** Đảm bảo rằng Related List "Territories" đã được thêm vào Page Layout của đối tượng Account.
• **Quyền Truy Cập:** Kiểm tra quyền truy cập của người dùng để đảm bảo họ có quyền xem và chỉnh sửa các bản ghi Territory và Account.
• **Đồng Bộ Hóa Dữ Liệu:** Nếu bạn sử dụng các công cụ đồng bộ hóa dữ liệu, hãy đảm bảo rằng chúng được cấu hình để đồng bộ hóa thông tin về Territory.

Kết Luận

Việc chia sẻ bản ghi Salesforce cho các nhóm khu vực bằng **Enterprise Territory Management** đòi hỏi sự hiểu biết về cấu trúc **Territory** và quy trình gán **Territory** cho **Account**. Bằng cách làm theo hướng dẫn này, bạn có thể khắc phục vấn đề thường gặp và tận dụng tối đa tiềm năng của tính năng này để cải thiện hiệu quả làm việc của nhóm bán hàng.